Pengawasan (Controlling)

Nama : Hendrickson

NPM : 13410221

Kelas : 1IB02

Pengawasan (Controlling)

          Pengawasan (controlling) adalah penemuan & penerapan cara & peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan, rencana & program organisasi yang telah ditetapkan. Hal ini dapat berupa pengawasan positif maupun berupa pengawasan negatif.

          Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi telah dicapai dengan efektif & efisien. Sedangkan pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali.

          Semua fungsi manajemen terdahulu tidak akan berjalan dengan efektif & efisien tanpa adanya fungsi pengawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup 4 unsur, yaitu :

1. Penetapan standar pelaksanaan tujuan organisasi.

2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan tujuan organisasi.

3. Pengukuran pelaksanaan tujuan organisasi yang nyata & membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar yang berlaku.

          Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan dalam fungsi manajemen :

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan & mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif & efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Pengkoordinasian (Coordinating)

Nama : Hendrickson

NPM : 13410221

Kelas : 1IB02

Pengkoordinasian (Coordinating)

          Pengkoordinasian adalah suatu kegiatan mensinkronkan & menyatukan segala kegiatan dalam organisasi agar tercapai tujuan organisasi secara efektif & efisien.

          Pengkoordinasian merupakan tugas yang sulit dilakukan karena berbagai perbedaan yang ada dalam organisasi, misalnya : perbedaan tujuan individu, waktu, hubungan perseorangan, & lain-lain.

          Biasanya, organisasi menciptakan mekanisme koordinasi tertentu. Menurut Joseph A. Litterer dalam “The Analysis Of Organizations“ ada 3 mekanisme koordinasi, yaitu :

1. Mekanisme hierarki : dimana berbagai kegiatan dihubungkan di bawah satu kekuasaan pusat.

2. Mekanisme administratif : dimana berbagai kegiatan berhubungan dengan pekerjaan yang rutin sifatnya.

3. Mekanisme sukarela : dimana individu atau kelompok melihat adanya kebutuhan, menciptakan program & menerapkannya.

          Mekanisme mana yang dipilih tergantung pada situasi, biasanya dipakai ketiga-tiganya. Sehingga menghasilkan koordinasi, yaitu :

1. Koordinasi berdasarkan rencana

     Biasanya dipakai bila organisasi stabil & keadaan dapat diperkirakan terlebih dahulu.

2. Koorsinasi berdasarkan umpan balik

     Biasanya dipakai bila organisasi atau keadaan tidak stabil, berubah-ubah & tak dapat diperkirakan. Dilaksanakan berdasarkan informasi dari bawahan, dianalisa bersama, diputuskan, diberikan pada bawahan & seterusnya.

3. Koordinasi horizontal

     Koordinasi horizontal merupakan koordinasi antara karyawan satu tingkatan yang berbeda-beda fungsinya.

4. Koordinasi vertikal

     Koordinasi vertikal merupakan koordinasi antara atasan dengan bawahan.

          Bagaimanapun juga koordinasi atau dapat dicapai dengan mudah. Bila sistem komunikasi yang ada dalam organisasi baik. Kemampuan organisasi untuk mengadakan kegiatan yang kompleks tergantung pada cara bagaimana orang mempergunakan sistem komunikasi demi koordinasi & sebaliknya. Makin efisien komunikasi dalam organisasi, maka makin besar toleransi & rasa saling tergantung & bersatu para anggota & semakin mudah komunikasi.

Pengorganisasian (Organizing)

Nama : Hendrickson

NPM : 13410221

Kelas : 1IB02

Pengorganisasian (Organizing)

          Pengorganisasian (organizing) adalah

1. Penentuan sumber daya – sumber daya & kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Perancangan & pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan organisasi.

3. Penugasan tanggung jawab tertentu.

4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi & dikoordinasikan.

          Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan & menyusun rencana-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang & mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai tujuan, rencana & program tersebut secara efektif & efisien.

          Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana & program organisasi yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan organisasi akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.

Perencanaan (Planning)

Nama : Hendrickson

NPM : 13410221

Kelas : 1IB02

Perencanaan (Planning)

          Perencanaan (planning) adalah

1. Pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi.

2. Penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran & standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

          Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan tujuan-tujuan organisasi & menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Di samping itu, rencana memungkinkan :

1. Organisasi bisa memperoleh & mengikat sumber daya - sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujaun-tujuan organisasi.

2. Para anggota organisasi dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi yang konsisten dengan tujuan & prosedur organisasi yang terpilih.

3. Kemajuan organisasi dapat dimonitor & siukur secara terus-menerus, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan organisasi kurang memuaskan.

          Pada akhir tahun 1800-an, Frederick W. Taylor membuat suatu karya yang menjelaskan bahwa ada kecenderungan untuk mengalihkan fungsi perencanaan dari karyawan operasional ke manajer. Walaupun perencanaan tidak dapat sepenuhnya dipisahkan dari kegiatan-kegiatan para karyawan, hal ini merupakan suatu bagian yang terpadu dari jabatan manajer.

          Pada dasarnya, perencanaan kreatif merupakan pekerjaan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh & hubungan-hubungan dalam pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

          Semua fungsi manajemen lainnya sangat tergantung pada fungsi perencanaan, dimana fungsi manajemen lainnya tidak akan berhasil tanpa perencanaan & pembuatan keputusan yang tepat, cermat & kontinyu. Tetapi sebaliknya, perencanaan yang baik tergantung pada pelaksanaan efektif dari fungsi-fungsi manajemen lainnya.